Provider ECM e organizzazione congressuale devono collaborare fin dalla progettazione perché programma scientifico, modalità formative, iscrizioni, sponsor, tecnologia e gestione delle presenze sono parti dello stesso progetto. Definire questi elementi insieme permette di individuare tempestivamente vincoli, responsabilità e documenti necessari.
Per un responsabile scientifico, una società scientifica, un Ordine professionale o un’agenzia PCO, coinvolgere il provider quando il congresso è già definito può comportare revisioni del programma, delle procedure o degli strumenti scelti.
Il momento utile per avviare il confronto è quello in cui si stabiliscono obiettivi, destinatari, format e data dell’evento.
Motus Animi, Provider ECM Standard nazionale n. 2112, affianca i committenti nella progettazione e nell’accreditamento ECM e può integrare i servizi di organizzazione congressuale secondo le esigenze e l’incarico concordato.
Provider ECM e organizzazione congressuale: chi fa che cosa?
Una collaborazione efficace parte dalla chiarezza dei ruoli. Responsabile scientifico, provider e segreteria organizzativa contribuiscono al progetto con competenze e responsabilità differenti.
| Interlocutore | Contributo al progetto |
|---|---|
| Responsabile scientifico | Definizione dei contenuti, coerenza scientifica del programma e coinvolgimento della faculty, in collaborazione con il provider |
| Provider ECM | Progettazione formativa, adempimenti ECM, verifica dei requisiti applicabili, attribuzione dei crediti e rendicontazione |
| Organizzazione congressuale o PCO | Gestione operativa di sedi, iscrizioni, comunicazione, servizi tecnici, viaggi, accoglienza e logistica, secondo l’incarico |
| Sponsor, quando presenti | Sostegno al progetto nei limiti consentiti, senza condizionare contenuti e responsabilità scientifiche |
Alcune attività possono essere affidate alla stessa struttura. Anche in questo caso, occorre distinguere ruoli, responsabilità e flussi di approvazione.
1. Programma scientifico e organizzazione vanno progettati insieme
Gli orari di un congresso incidono sulla gestione delle sale, sui servizi tecnici, sugli spostamenti della faculty e sulla durata delle attività formative.
Il calcolo dei crediti ECM dipende dai criteri applicabili alla specifica tipologia di formazione. La durata complessiva della manifestazione non coincide necessariamente con quella dell’attività accreditata.
Pause, momenti di accoglienza e attività promozionali devono essere distinti dalle sessioni formative. Anche il numero dei partecipanti e le metodologie previste possono incidere sull’impostazione dell’evento.
Esempio operativo: se il programma comprende un workshop interattivo, occorre valutare contemporaneamente obiettivi didattici, numerosità del gruppo, durata, disposizione dell’aula e strumenti necessari. Una sala adatta a una lezione frontale potrebbe richiedere modifiche per un’attività a piccoli gruppi.
Il confronto iniziale tra provider ECM e organizzazione congressuale consente quindi di costruire un programma realizzabile, con una corrispondenza chiara tra attività scientifiche e servizi organizzativi.
2. Sponsor e adempimenti AIFA richiedono una pianificazione specifica
La presenza di sponsor comporta verifiche su indipendenza scientifica, contratti, conflitti d’interesse, materiali e spazi promozionali.
Il progetto deve mantenere una distinzione riconoscibile tra formazione e attività commerciali. Questa distinzione riguarda anche scelte organizzative: disposizione degli spazi, segnaletica, programma, materiali e accessi alle aree formative.
Quando l’iniziativa rientra nell’ambito dell’articolo 124 del D.Lgs. 219/2006, occorre inoltre coordinare gli adempimenti AIFA.
Accreditamento ECM e autorizzazione AIFA sono procedimenti distinti. Nei casi previsti, la richiesta dell’azienda deve rispettare il termine dei 60 giorni prima dell’inizio della manifestazione. Le modalità operative differiscono tra eventi monosponsor e plurisponsor.
Per questo è utile definire fin dall’avvio:
- quali soggetti sono coinvolti;
- quali documenti devono essere predisposti;
- chi cura i diversi adempimenti;
- quando devono essere disponibili programma e informazioni richieste;
- come vengono gestite eventuali variazioni.
Approfondisca l’esperienza Motus Animi negli eventi ECM sponsorizzati.
3. Iscrizioni e presenze devono produrre dati utilizzabili
La piattaforma di iscrizione e il sistema di rilevazione delle presenze devono essere scelti considerando anche le esigenze ECM.
Un badge o un QR code sono strumenti: la loro utilità dipende dalle procedure con cui vengono utilizzati e dalla qualità delle informazioni raccolte.
Prima di aprire le iscrizioni, provider e organizzazione dovrebbero concordare:
- i dati anagrafici e professionali necessari;
- le categorie di partecipanti e l’eventuale accesso ai crediti;
- le modalità di identificazione e rilevazione delle presenze;
- la gestione di ingressi, uscite e anomalie;
- l’esportazione e il controllo dei dati;
- le informazioni da comunicare ai partecipanti.
Esempio operativo: una registrazione effettuata soltanto all’ingresso della sede non descrive necessariamente la partecipazione alle singole attività formative. La procedura va definita in relazione al format e ai requisiti applicabili.
Rilevazione delle presenze e produzione del rapporto XML sono fasi distinte. I dati devono poter essere verificati ed elaborati dal provider per la rendicontazione, anche quando provengono da strumenti gestiti dalla segreteria organizzativa.
4. Un congresso trasmesso online richiede scelte formative precise
La trasmissione in streaming di un congresso non attribuisce automaticamente crediti ECM a chi lo segue a distanza.
Occorre stabilire quali attività saranno accreditate, per quali destinatari e con quali modalità di partecipazione e valutazione. Anche la successiva disponibilità delle registrazioni richiede una progettazione specifica se si intende utilizzarle in un percorso FAD.
Provider ECM e organizzazione congressuale devono quindi concordare, prima della produzione:
- il percorso destinato ai partecipanti in presenza e a distanza;
- le attività comprese nell’accreditamento;
- le modalità di accesso e identificazione;
- il tracciamento richiesto;
- le verifiche dell’apprendimento;
- l’assistenza tecnica e le istruzioni per i discenti.
Questo confronto permette di scegliere piattaforme e servizi coerenti con il progetto, valutando anche eventuali percorsi blended che combinino modalità formative differenti.
5. La progettazione iniziale rende possibili format più interattivi
Coinvolgere il provider fin dall’inizio permette di valutare metodologie che richiedono una preparazione specifica: discussione di casi, workshop, simulazione clinica e attività decisionali.
Motus Animi sviluppa Clinical Escape, un modello basato su scenari clinici progressivi, pazienti virtuali, scelte dei partecipanti e debriefing con la faculty.
Inserire un’attività di questo tipo richiede il coordinamento di contenuti, tempi, tecnologia e organizzazione. Gli esperti contribuiscono alla definizione e alla validazione dei casi e delle alternative decisionali; il progetto organizzativo deve predisporre le condizioni per la partecipazione e il confronto.
La scelta del format parte dagli obiettivi formativi e dalle competenze che si intendono sviluppare.
Scopra Clinical Escape e la simulazione clinica ECM di Motus Animi.
Come impostare la collaborazione dall’inizio alla rendicontazione
| Fase | Decisioni e attività da coordinare |
|---|---|
| Avvio | Obiettivi, destinatari, format, data, partecipanti stimati e servizi richiesti |
| Progettazione | Razionale, programma, faculty, metodologia, spazi e strumenti |
| Preparazione | Documentazione ECM, sponsor, adempimenti applicabili, iscrizioni e procedure |
| Svolgimento | Accoglienza, presenze, assistenza, supporto tecnico e verifiche previste |
| Chiusura | Controllo dei dati, attestati, rendicontazione e gestione delle anomalie |
Un referente di progetto e scadenze condivise aiutano a mantenere allineati gli interlocutori. È altrettanto importante stabilire chi approva le modifiche e come vengono comunicate alle persone coinvolte.
Il coordinamento congressuale di Motus Animi
Motus Animi lavora da oltre diciotto anni nella formazione sanitaria e affianca responsabili scientifici, società scientifiche, Ordini professionali, università, aziende sanitarie, agenzie PCO e realtà healthcare.
La collaborazione può assumere due configurazioni:
- Affiancamento a una PCO o a una segreteria già incaricata: Motus Animi segue le attività di propria competenza come provider ECM, coordinandosi con l’organizzazione.
- Incarico integrato: Motus Animi può seguire accreditamento e servizi congressuali, includendo secondo accordo segreteria organizzativa, iscrizioni, comunicazione, supporto alla faculty, assistenza tecnica e logistica.
Nell’elaborazione interna su export AGENAS relativa al periodo 2016–luglio 2026, Motus Animi documenta 2.003 eventi ed edizioni ECM univoci, di cui 1.612 RES e FSC territoriali, distribuiti in 86 province.
Questi dati descrivono l’esperienza nel perimetro analizzato, con deduplicazione per numero evento, numero edizione e data di inizio.
Consulti l’approfondimento sulla presenza nazionale di Motus Animi.
Sta progettando un congresso medico o un evento ECM?
Il primo confronto può partire anche da un’idea ancora in definizione.
Per valutare il progetto, indichi tema, obiettivi, destinatari, data o periodo previsto, sede, partecipanti stimati, eventuali sponsor e servizi richiesti. Se dispone già di una bozza di programma, può allegarla.
Queste informazioni consentono di impostare il coordinamento tra provider ECM e organizzazione congressuale e valutare attività, tempistiche e fattibilità.
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E-mail: info@motusanimi.com
Telefono segreteria: 0832 521300
WhatsApp: 393 9774942
Domande frequenti su provider ECM e organizzazione congressuale
Quando coinvolgere il provider ECM?
Quando si iniziano a definire obiettivi, destinatari, format e data. Questo permette di valutare il progetto prima di consolidare programma, comunicazione e servizi organizzativi.
Una PCO può mantenere l’organizzazione e affidare a Motus Animi l’accreditamento?
Sì. Le attività possono essere ripartite attraverso un incarico che chiarisca responsabilità, documenti, scadenze e modalità di coordinamento.
Il provider ECM deve organizzare anche catering, viaggi e sede?
Non necessariamente. Questi servizi possono essere gestiti dalla PCO, dal committente o affidati al provider nell’ambito di un incarico organizzativo più ampio.
Un congresso in streaming assegna automaticamente crediti a chi segue online?
No. La partecipazione a distanza deve essere inserita in un percorso formativo accreditato, con le modalità di identificazione, fruizione e valutazione previste.
Tutti gli eventi sponsorizzati richiedono autorizzazione AIFA?
Non automaticamente. L’applicabilità della disciplina va verificata considerando i soggetti coinvolti e le caratteristiche dell’iniziativa, secondo l’articolo 124 del D.Lgs. 219/2006 e le indicazioni AIFA.
La collaborazione termina alla fine del congresso?
Il provider deve completare le attività ECM successive all’evento, compresa la rendicontazione. Gli ulteriori servizi organizzativi e di assistenza dipendono dall’incarico concordato.
Fonti e riferimenti
- AGENAS – Manuali nazionali ECM, insieme alle delibere applicabili.
- AGENAS – Documenti per i provider, criteri di assegnazione dei crediti e strumenti di rendicontazione.
- AIFA – FAQ sull’autorizzazione di convegni e congressi.
- Elaborazione interna Motus Animi su export mensili AGENAS 2016–luglio 2026, Provider n. 2112; deduplicazione per numero evento, numero edizione e data di inizio.
Aggiornamento editoriale: 7 ottobre 2026.
